Административни проблеми на спортната организация

Звучи ли ви познато? Двама треньори са записани в един и същ час. Не сте сигурни как точно се удържа таксата при онлайн плащане. А бизнесът ви живее в пет различни места: Excel, Viber, тетрадката на рецепцията, Facebook и банковото извлечение.

Не ви трябват още инструменти: трябва ви само една система, в която всичко това работи заедно.

Това са въпросите, които чуваме най-често от собственици на зали, студия и спортни клубове. Тук отговаряме на тях просто и стъпка по стъпка, въз основа на това как реално работи Book2befit.

Бърз отговор

Как да организираме графика на няколко треньори без двойни часове

Book2befit блокира опита да назначите един и същ треньор на два часа, които се застъпват. Системата показва грешка още при създаването на часа, преди графикът да е публикуван. Всеки треньор вижда само своите часове, така че объркванията изчезват.

1. 1Създайте пространство за всяка зала, например зала за реформери, основен салон или открита площадка. Ако не искате в една зала да текат два часа едновременно, включете това за нея.
2. 2Поканете всеки треньор с роля „Треньор“ от Team → Add team member. Той вижда само своя график.
3. 3Назначавайте треньор към всеки час при създаването му. Ако вече е зает, системата ви казва веднага.
4. 4За повтарящ се седмичен график (план Business и нагоре) го създайте веднъж. Треньорът остава назначен на всяко следващо повторение.
5. 5Ако искате треньорите сами да добавят часове, включете Allow coaches to create sessions от Settings → Organization. Те редактират само своите часове.

Резултатът е един общ график вместо пет чата.

Как работят онлайн плащанията и таксите

Book2befit приема плащания с карта през Stripe още при резервацията. Таксата на платформата се удържа автоматично от вашия Stripe баланс на 1-во число на следващия месец, така че не превеждате нищо ръчно. Таксата е 3,5% на Starter, 2% на Growth и 1% на Business, а Enterprise има индивидуални условия.

1. 1Свържете Stripe от Payments → Online payments → Connect with Stripe. Бутонът виждат само собственикът и администраторът.
2. 2Завършете настройката в Stripe: банкова сметка, данни за бизнеса и проверка на самоличността. Отнема няколко минути.
3. 3Изберете как се плаща всеки час или продукт: онлайн с карта, на място (от плана Growth нагоре) или и двете.
4. 4В края на месеца таксата се удържа автоматично, а обобщена фактура пристига по имейл.
5. 5При отмяна клиентът получава имейл, а сумата или кредитът му се връщат без ваша намеса, ако сте включили това.

Треньорите нямат достъп до раздела за плащания.

Как да съберем единични посещения, пакети и абонаменти в един график

Единичните посещения, пакетите с отстъпка и месечните абонаменти живеят в един и същ график. Клиентът вижда един график на страницата ви за резервации, а начинът на плащане се избира при самата резервация.

1. 1Отидете в Products и създайте продукт за всеки вид: Membership (абонамент), Session pack (пакет часове), Single session (единично посещение) или Day pass (дневна карта).
2. 2Изберете локация или „All locations“, включете продукта и изберете начин на плащане.
3. 3Всеки час приема всички видове: клиентът плаща еднократно или ползва кредит от пакет или абонамент.
4. 4Проверявайте баланса на клиента в профила му, в раздел Plans & passes.
5. 5За проверка в края на месеца отворете резервацията: полето Credit pass показва кой пакет или абонамент е използван.

Треньорите виждат в своя график кой клиент плаща еднократно и кой ползва кредит.

Защо онлайн резервацията пълни залата повече от Facebook

Защото решава двата проблема на съобщенията: бавния отговор и липсата на предплащане.

Заедно тези четири неща обикновено свалят неявяванията от 20 до 30 на 5 до 12 на всеки 100 резервации в рамките на месец.

Какво да правите и какво не

Прости числа за следене

Приемайте тези числа като цели, не като правила.

Заключение

Свързани страници: Какво е Book2befit, Софтуер за резервации, Софтуер за CrossFit зала, Софтуер за йога студио.